Het compleet nieuwe fiscale stelsel voor belastingvrije vergoedingen betekent dit jaar kiezen voor de overgangsregeling of de nieuwe regeling. Nu anticiperen loont! Met de invoering van de werkkostenregeling wordt het systeem van alle vergoedingen en verstrekkingen aan personeel ingrijpend gewijzigd. Hierin beschrijven wij de nieuwe regeling en zullen wij aangeven wat u te doen staat voor een soepele invoering. Hieronder vindt u de verschillende onderdelen.

Systeem van de werkkostenregeling

Op dit moment zijn er allerlei zeer gedetailleerde regelingen voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Uitgangspunt is dat zakelijke kosten belastingvrij vergoed mogen worden, maar vaak gelden voor volledige onbelastbaarheid beperkende voorwaarden. Denk aan logo’s op (werk)kleding en bijtellingen voor maaltijden in kantines. Wij leggen het systeem van de werkkostenregeling kort voor u uit.

De gedachte achter de werkkostenregeling is kinderlijk eenvoudig. Alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers (ook 100% zakelijke) vormen loon en zijn in beginsel belastbaar. Vervolgens krijgt u als werkgever een budget voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Heeft u meer nodig dan de voor u beschikbare vrije ruimte of budget, dan wordt het meerdere als loon belast. U kunt vervolgens in beginsel als werkgever kiezen of u het bij de werknemer belast of zelf 80% eindheffing afdraagt.

Het budget wordt voorlopig vastgesteld op 1,4% van de totale fiscale loonsom van de werkgever. Als het wetsvoorstel Uniformering Loonbegrip in werking treedt, zal het budget waarschijnlijk 1,5% van de loonsom gaan bedragen. Omdat de werkgeversbijdrage voor de Zorgverzekeringswet dan geen belaste bijdrage meer is en de grondslag (de fiscale loonsom) daardoor lager wordt.

De eenvoud van de werkkostenregeling wordt door de volgende aspecten grotendeels teniet gedaan:

• Voor bepaalde categorieën, vergoedingen en verstrekkingen blijven zogenaamde gerichte vrijstellingen bestaan (zie onder kopje ‘gerichte vrijstellingen’);
• Bepaalde verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd (zie onder kopje ‘posten met nihilwaardering’);
• Sommige kosten worden als intermediaire kosten beschouwd, waarvan de vergoeding buiten de werkkostenregeling valt (zie onder kopje ‘overige posten’);
• Er geldt een gebruikelijkheidstoets: Onder de werkkostenregeling vallen vergoedingen en verstrekkingen die niet in belangrijke mate (30%) hoger zijn dan in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Bijvoorbeeld een vergoeding voor reiskosten van € 10,00 per kilometer, terwijl de werkelijke kosten van de auto € 1,00 per kilometer zijn, vormt voor het bovenmatige deel loon van de werknemer;
• De administratie moet in veel gevallen aangepast worden (zie onder kopje ‘administratieve aspecten’);
• In veel gevallen zullen bestaande regelingen aangepast moeten worden. Overleg met werknemers, de ondernemingsraad en/of vakbonden kan dan noodzakelijk zijn (zie onder kopje ‘arbeidsrechtelijke aspecten’).

Schematisch ziet de werkkostenregeling er als volgt uit:

Keuze invoeringsmoment

Aanvankelijk zou de werkkostenregeling per 1 januari 2011 in werking treden. Door een nota van wijziging is een keuzemogelijkheid geïntroduceerd. De keuzemogelijkheid komt er op neer dat de werkgever in 2011, 2012 en 2013 de werkkostenregeling kan toepassen. Hij kan er ook voor kiezen om de bestaande regelgeving toe te blijven passen. Er geldt dan wel een beperking voor personeelsfestiviteiten tot € 454 per werknemer per kalenderjaar.

Na evaluatie in 2013 zal de werkkostenregeling in 2014 definitief worden ingevoerd. Alleen een wetswijziging kan de definitieve invoering per 1 januari 2014 nog ongedaan maken.

In de Memorie van Toelichting is een lijstje opgenomen hoeveel procent de vergoedingen en verstrekkingen in de verschillende bedrijfstakken uitmaken van de fiscale loonsom. Uit dit lijstje blijkt dat slechts enkele branches uit zullen komen met het percentage van 1,4%. Hierbij de branches en de percentages:

In de Memorie van Toelichting werd nog uitgegaan van een percentage van 1,5%. Op basis van dat percentage zouden slechts 5 branches (waaronder onderwijs en overheid) uitkomen met het budget voor de werkkostenregeling.

Let op: Behoort uw bedrijf tot één van deze vijf branches, dan is het waarschijnlijk verstandig om per 1 januari 2011 al over te gaan op de werkkostenregeling.

Posten die binnen het budget vallen

Hoewel nog niet alles duidelijk is en nog zaken in een uitvoeringsregeling geregeld moeten worden, heeft de staatssecretaris reeds aangegeven dat een aantal posten in ieder geval binnen het budget gaan vallen. Deze vindt u hier op een rij:

• Aan- en verkoopkosten woningen bij verhuizingen;
• IPB-tickets (achtergestelde vliegvervoerbewijzen);
• Kerstpakketten en andere kleine geschenken (maar niet een fruitmand bij ziekte of een rouwkrans);
• Maaltijden in kantines (op basis van forfait, voor 2010 is dit bedrag € 2,20);
• Niet-verhaalde verkeersboetes;
• Parkeer- veer- en tolgelden (met uitzondering van auto van de zaak);
• Schade wegens diefstal tijdens de vervulling van de dienstbetrekking;
• Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet pleegt te worden verzekerd;
• Apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis;
• Bedrijfsfitness (op de werkplek of elders);
• Contributie van personeelsverenigingen;
• Contributie voor vakvereniging;
• Fiets, elektrische fiets, scooter, etc.;
• Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders;
• Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen;
• Personeelsfeesten, personeelsreizen etc.;
• Producten van het eigen bedrijf;
• Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van meer dan € 0,19 per kilometer;
• Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde hypothecaire leningen voor de eigen woning);
• Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van interne relaties;
• Vakliteratuur thuis;
• Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten;
• Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen;
• Werkruimte bij de werknemer thuis.

Posten met nihilwaardering en gerichte vrijstellingen

Voor verstrekkingen geldt dat nog niet alles duidelijk is en dat een en ander nader in een uitvoeringsregeling vastgesteld wordt. Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde verstrekkingen in de vrije ruimte valt, worden een aantal posten volgens de staatssecretaris (onder voorwaarden) op nihil gewaardeerd. Ook gelden voor bepaalde posten een aantal gerichte vrijstellingen.

Posten met nihilwaardering:

• Arbo-voorzieningen;
• Vakliteratuur op de werkplek;
• Consumpties tijdens werktijd die geen deel uitmaken van de maaltijd;
• Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning;
• Mobiele telefoons (zakelijk gebruik > 10%);
• Openbaar vervoerkaart (mede zakelijk gebruik);
• Portable computers, zoals notebooks en laptops (zakelijk gebruik 90% of meer);
• Uniformen of werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die achterblijft op de werkplek;
• Voordeelurenkaart openbaar vervoer (mede zakelijk gebruik);

Het is nog onduidelijk is of dit alleen geldt voor verstrekkingen door de werkgever of ook voor vergoedingen.

Gerichte vrijstellingen:

Voor een aantal kosten gaan in ieder geval gerichte vrijstellingen gelden:

• Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer;
• Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met eigen vervoer (ook fiets etc.) van maximaal € 0,19 per kilometer;
• Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer.
• Bijscholing, cursussen, congressen, training, studiekosten etc.;
• Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen etc.;
• Outplacement;
• Verhuiskosten voor zakelijke verhuizingen;
• Verblijfskostenvergoeding voor tijdelijke werkzaamheden elders;
• Extraterritoriale kosten (30%-regeling).

Indien de werkgever meer vergoedt of verstrekt dan de norm van de gerichte vrijstelling, moet een keuze worden gemaakt of het bovenmatige deel belastbaar loon is van de werkgever of in de vrije ruimte valt.

Vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen komen alleen in mindering op het budget indien een (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de kosten is gehouden!

Bestaande afspraken over vaste kostenvergoedingen blijven alleen in stand voor zover ze betrekking hebben op gerichte vrijstellingen.

Overige posten

Weliswaar zijn de overige posten evenmin uitgekristalliseerd en zullen zij geregeld worden in een uitvoeringsregeling, maar een aantal posten blijven volgens de staatssecretaris buiten de werkkostenregeling.

• Voor de dienstwoning blijft (waarschijnlijk in de vorm van de huidige regeling) een individuele heffing bij de werknemer bestaan;
• Auto van de zaak: de huidige regeling voor de auto van de zaak blijft bestaan;
• Rentevoordeel hypothecaire leningen voor de eigen woning: de huidige regeling blijft bestaan;
• Intermediaire kosten: vergoedingen van kosten die de werknemer in feite voor de werkgever voorschiet, blijven belastingvrij. Hierbij kan gedacht worden aan:
• Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten;
• Kosten van de auto van de zaak (bijvoorbeeld parkeerkosten, wassen van de auto).
• Met betrekking tot de intermediaire kostenvergoedingen is nog van belang dat dergelijke vergoedingen nu nog vaak onderdeel uitmaken van een vaste kostenvergoeding. Dit ondanks het feit dat de Belastingdienst zich in een interne notitie al eens op het standpunt heeft gesteld dat het niet mogelijk is om voor intermediaire kosten een vaste kostenvergoeding te verstrekken. De rechter heeft hier echter nog nooit over geoordeeld.

In de Memorie van Antwoord van de 1e Kamer heeft de staatssecretaris hierover het volgende gezegd: “Een vaste kostenvergoeding in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964 is niet mogelijk voor intermediaire kosten. Een vergoeding van intermediaire kosten valt buiten het bereik van het fiscale loonbegrip, voor zover die vergoeding niet hoger is dan het bedrag van de werkelijke kosten.” Gelet op het vorenstaande zal de Belastingdienst onder de werkkostenregeling vaste kostenvergoedingen voor intermediaire kosten niet (meer) accepteren.

Voorbeeld:

Aan de hand van een voorbeeld laten wij zien wanneer het voordelig kan zijn om de werkkostenregeling toe te passen.

Uitgangspunten:

• Werkgever X heeft 2 werknemers: A en B;
• Werknemer A heeft een loonsom van € 40.000 (na inlevering deel 13e maand voor bedrijfsfitness);
• Werknemer B heeft een loonsom van € 60.000;
• Beide werknemers hebben een mobiele telefoon van de zaak, kosten (incl. BTW) € 100 per maand. Ze gebruiken de telefoon tenminste 10% zakelijk;
• Beide werknemers kunnen gratis lunchen in de kantine, werknemer A luncht 100 keer op kantoor, werknemer B 200 keer;
• Werknemer A heeft een vaste kostenvergoeding van € 50,00 per maand. De vaste kostenvergoeding is vastgesteld nadat werknemer A gedurende 3 maanden zijn bonnen heeft bewaard. De specificatie van de vaste kostenvergoeding luidt als volgt:
• Interne representatie € 10,00;
• Maaltijden onderweg € 15,00;
• Internet thuis € 25,00.
• Werknemer A heeft een vergoeding voor bedrijfsfitness van € 40,00 per maand. Hij levert hier jaarlijks € 480 van zijn dertiende maand voor in;
• In december krijgen zowel werknemer A als werknemer B een kerstpakket met een waarde van € 100,00 (incl. BTW).

Uitwerking:

Allereerst moet worden vastgesteld hoe hoog het budget voor werkgever X is. De totale loonsom bedraagt € 100.000. Het budget (1,4%) is € 1.400. De volgende posten komen niet ten laste van het budget:

• Mobiele telefoons: omdat de telefoons meer dan 10% zakelijk worden gebruikt, worden ze op nihil gewaardeerd;
• Maaltijden onderweg in vaste kostenvergoeding: de vergoeding van deze kosten zijn gericht vrijgesteld. Omdat er een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de hoogte van de kosten is ook de vaste kostenvergoeding gericht vrijgesteld.

De volgende posten komen wel ten laste van het budget:

• De lunch in de kantine komt voor een bedrag van € 2,20 (2010) ten laste van het budget, in totaal 300 * € 2,20 = € 660;
• Van de vaste kostenvergoeding heeft € 35,00 geen betrekking op gerichte vrijstellingen (namelijk interne representatie en internet). Per jaar komt € 420 ten laste van het budget;
• De vergoeding voor bedrijfsfitness komt voor (12 * € 40) € 480 ten laste van het budget;
• De kerstpakketten komen ten laste van het budget, totaal € 200.

De totale kosten die onder het budget vallen zijn € 1.760 terwijl het budget slechts € 1.400 is. Als de werkgever geen bestanddelen als loon van de werknemer aanwijst, zal hij over € 360 80% eindheffing af moeten dragen: dit komt neer op € 288.

Werkgever X zou op basis van de huidige regelgeving over de kerstpakketten € 82 eindheffing af moeten dragen (20% over € 140 plus 72,4% over € 30 voor A en € 108,3% over € 30 voor B). Het toepassen van de werkkostenregeling is voor werkgever X kostenverhogend. Echter, als de cafetariaregeling voor bedrijfsfitness afgeschaft wordt, is de werkkostenregeling juist kostenverlagend. Werkgever X blijft dan immers binnen het budget en betaalt daardoor geen eindheffing meer over de kerstpakketten.

Administratieve aspecten

Voor de toepassing van de werkkostenregeling moeten de vergoedingen en verstrekkingen die binnen het budget vallen apart geadministreerd worden. Als een factuur aanwezig is, mag worden uitgegaan van de factuurwaarde (inclusief BTW). Als er geen factuur aanwezig is, geldt de waarde in het economisch verkeer.

Omdat bij de loonheffingen met aangiftetijdvakken wordt gewerkt, geldt ook het budget in beginsel per loontijdvak. Dit zou betekenen dat er in mei (als het vakantiegeld wordt uitbetaald) meer budget is dan in de maand april! Gelukkig zijn er in de wet twee oplossingen (A & B) opgenomen om dit probleem weg te nemen.

A) Voorschotmethode

De werkgever mag rekening houden met een voorschotbudget gebaseerd op de totale fiscale loonsom van het vorige kalenderjaar. Bij de eerste loonaangifte in het volgende jaar moet dan een afrekening plaatsvinden.

Voorbeeld:

De totale fiscale loonsom over 2010 is € 1.200.000. De vergoedingen en verstrekkingen in 2011 zijn € 20.000 (€ 1.500 per maand en in december extra kosten in verband met een kerstpakket van € 2.000). De loonsom in 2011 is € 1.500.000.

Het voorschotbudget per loontijdvak is € 1.400 (€ 1.200.000 * 1,4% / 12). In januari tot en met november moet € 80 eindheffing worden afgedragen ((€ 1.500 – € 1.400)*80%). In december moet € 1.680 eindheffing worden afgedragen ((€ 3.500 – € 1.400)*80%).

In januari 2012 blijkt dat het budget € 21.000 had moeten bedragen (€ 1.500.000 * 1,4%). De afgedragen eindheffing kan worden teruggevraagd.

B) Volloopmethode

De 80%-heffing wordt uitgesteld tot het moment waarop de cumulatieve vergoedingen en verstrekkingen van de werkkostenregeling het budget van vorig jaar overschrijden. Ook hier vindt een eindafrekening plaats.

Voorbeeld:

De totale fiscale loonsom over 2010 is € 1.200.000. De vergoedingen en verstrekkingen in 2011 zijn € 20.000 (€ 1.500 per maand, in december extra kosten in verband met een kerstpakket van € 2.000). De totale fiscale loonsom in 2011 is € 1.000.000.

Het voorschotbudget is € 16.800 (1,4% van € 1.200.000). In november is € 16.500 (11 x € 1.500) van het budget opgebruikt. In december vindt eindheffing plaats over € 3.200 (€ 3.500 – € 300). De eindheffing bedraagt € 2.560.

In januari 2012 blijkt dat het budget € 14.000 had moeten bedragen (€ 1.000.000 * 1,4%). De werkgever moet nog € 2.240 bijbetalen ((€ 6.000*80%) – € 2.560).

Arbeidsrechtelijke aspecten

In de wet is de volgende tekst opgenomen: “f. voorzover sprake is van tegenwoordige arbeid: door de inhoudingsplichtige aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen, voor zover deze vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate hoger zijn dan in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is”. De werkgever heeft dus in beginsel de keuze om te zeggen welke loonbestanddelen bij de werknemer worden belast en welke onder het budget en 80%-heffing vallen.

Op grond van het arbeidsrecht zal het echter niet in alle gevallen mogelijk zijn om bestaande arbeidsvoorwaarden eenzijdig aan te passen. Hetgeen werkgever en werknemer in de arbeidsovereenkomst hebben vastgelegd en eventueel verworven rechten zullen bij wijziging naar verwachting veel discussies opleveren. Een wetswijziging kan wel reden zijn om arbeidsvoorwaarden aan te passen, maar niet zonder meer. Bovendien geldt in de jaren 2011, 2012 en 2013 voor de werkgever nog een keuzemogelijkheid voor het oude regime. Ook CAO-onderhandelingen kunnen effect hebben. Mogelijk moet u ook nog overleggen met vakbonden en/of de ondernemingsraad.

Vooruitlopend op de nieuwe wetgeving is het zinvol om nu reeds in de nog op te maken arbeidsovereenkomsten rekening te houden met de nieuwe wetgeving.

Wat nu te doen?

De werkkostenregeling treedt in werking 2014 of -indien u daar voor kiest- per 1 januari 2012 of 2013. Ongeacht de keuze die u maakt, zijn er een aantal belangrijke zaken waar u nu al op moet letten. Deze zetten wij graag voor u op een rij.

Bij invoering per 2011

Indien u voornemens bent om de werkkostenregeling in 2011 in te voeren, moet u nu de volgende acties ondernemen:

• Doorrekenen of overgang naar de werkkostenregeling voor u voordelig is;
• Administratie aanpassen;
• Posten die in het budget vallen apart administreren;
• BTW toevoegen;
• Arbeidsvoorwaarden aanpassen;
• Berekeningsmethode vaststellen
• Budgetbewaking: Is er ruimte voor een klein kerstpakket aan het einde van het jaar of is er ruimte voor een groots kerstfeest;
• Onduidelijkheden incalculeren.

Bij latere invoering

Als u alles bij het oude wilt laten en de invoering van de werkkostenregeling zo lang mogelijk uit wilt stellen, adviseren wij u om toch alvast de volgende acties te ondernemen:

• Maak een globaal overzicht van de vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen;
• Als blijkt dat de werkkostenregeling voordelig is, bedenk dan of het toch niet wenselijk is om de regeling direct in te voeren;
• Als blijkt dat de werkkostenregeling nadelig is, inventariseer dan welke posten eventueel gewijzigd kunnen worden. U heeft nog drie jaar de tijd om de arbeidsvoorwaarden (geleidelijk) aan te passen;
• Houdt bij het organiseren van personeelsfeesten en personeelsreizen rekening met het feit dat weer een budget geldt van € 454 per werknemer.